In deze tijd waarin mensen zoveel mogelijk vanuit huis werken, kunnen fysieke trainingen niet doorgaan. Maar wat doe je als trainer die voornamelijk met groepen werkt? Dan zoek je naar online alternatieven om trainingen aan te bieden. In deze blog zetten wij (Lydia van den Brink, SocialBee en Philippa Wadsworth, Socialoque, beiden werkzaam als social media trainer) 6 online tools op een rij om online trainingen op afstand te verzorgen.

Selectie online tools

De tools hebben we geselecteerd op basis van eigen ervaringen en rondvragen in ons netwerk. We hebben de tools afgelopen week getest op meerdere onderdelen, zoals de beeld- en geluidskwaliteit, mogelijkheid tot schermdelen, chatopties en uiteraard de kosten. De tools hebben we getest voor zakelijk gebruik.

6 tools voor online trainingen 

We hebben 6 tools getest. Punten waar we op hebben gelet zijn o.a. de beeld- en geluidskwaliteit, maximum aantal deelnemers, kosten, opties voor schermdelen en/of chat, mogelijkheid tot ‘break out rooms’  (een mogelijkheid om ook apart met subgroepen te werken) en hoe ‘digibeet-friendly’ de tools zijn. Als criterium voor dit laatste punt namen we als drempel dat je binnen 15 minuten een meeting moet kunnen opzetten en/of als deelnemer kunnen snappen hoe je online kunt deelnemen.

De geteste tools:

1. Webinargeek
2. Zoom
3. Whereby
4. Go to meeting
5. Google Hangouts (Meet)
6. Microsoft Teams 

Waar letten we op?

1. Maximum aantal kijkers
2. Tijdslimiet 
3. Kosten
4. Kwaliteit (stabiliteit)
5. Chatvenster
6. Scherm te delen?
7. Digibeet-friendly?
8. Geschikt voor videoconferencing / webinars? 

1. Webinargeek

Wat bij deze tool opvalt: het is een Nederlands bedrijf en wij kregen deze aanbevolen van trainers die er al ervaring mee hebben. Het registratieproces voor het aanmaken van een webinar is erg omslachtig en bevat veel stappen. Het lukte ons niet om binnen een kwartier een 1^e uitzending in te richten. Een tweede poging om een live webinar uit te zenden duurde ongeveer 10 minuten. Toen konden we alleen steeds nog niet vinden hoe deelnemers uit te nodigen 😉

Verder zit de tool wel goed in elkaar. Je kunt er zelfs een e-mailflow in aanmaken om mensen te werven voor jouw webinar/training. En er zit een koppeling met Mollie in om betalingen af te handelen.

Maximum aantal kijkers: 25

Tijdslimiet: 2 uur (50GB bandbreedte per maand)

Kosten: gratis proefabonnement (14 dagen)

Kwaliteit (stabiliteit): goed

Chatvenster: Ja 

Scherm te delen?: Ja, je kunt zelfs alleen een tabblad met je presentatie delen of een Powerpoint presentatie vooraf uploaden.

Digibeet-friendly?: veel opties voor de organisator en gecompliceerde stappen voor opzetten 1^e meeting. Voor deelnemers wel duidelijk.

Geschikt voor videoconferencing / webinars? Vooral voor webinars.

Goedkoopste betaalde versie: € 9,- per maand. Je kunt 14 dagen gratis de betaalde premiumversie proberen (€29,- per maand). Voor onderwijsinstellingen en scholen kost het €19,- per maand. Je kunt dan tot 100 deelnemers live laten meekijken.

1. Zoom 

Zoom heeft een mobiele app en een desktopversie. Via een mobiele telefoon is het alleen mogelijk na downloaden van de app deel te nemen aan een online meeting. De app werkt wel stabiel en de beeld- & geluidskwaliteit is goed.

Als je via je laptop of desktop wilt deelnemen of een call wilt starten, kan dit op 2 manieren: installatie via een app (ook voor MacOS) of deelnemen via de browser.

Deelnemers zien onderstaand scherm als ze op de uitnodigingslink klikken:

Deelnemen via de webbrowser is vaak de makkelijkste optie. Je hoeft hiervoor niets te installeren op je computer (dit is bij veel bedrijfsnetwerken niet mogelijk vanwege ICT-beveiliging).

Chat/schermdelen

Deze opties zitten standaard in alle tools die we hebben getest. Ze werken goed. Bij Zoom zijn onderstaande opties beschikbaar om het schermdelen te beperken.

Nog een mooie optie binnen Zoom is de mogelijkheid tot brainstorms. Je kunt mensen aan het werk te zetten door post-its te plakken, visueel in te checken etc. Deze optie heet ‘Mural’. Let op; dit werkt niet in Safari en Chrome. En, houd er rekening mee, dat Mural geen onderdeel van Zoom en dus niet geïntegreerd is. Het is een losse tool en moet apart betaald worden; ¢12,- per gebruiker. Het is een maandje gratis te gebruiken. 

• Maximum aantal kijkers: 100 (bij de gratis versie)
• Tijdslimiet: geen (50GB bandbreedte per maand)
• Kosten: gratis. 
• Kwaliteit (stabiliteit): goed
• Chatvenster: Ja 
• Scherm te delen?: Ja
• Digibeet-friendly?: Ja 
• Geschikt voor videoconferencing / webinars? Ja

Voor Zoom is ook een speciale video webinar optie beschikbaar voor ¢ 37,- per maand. Hierin zitten o.a. meer interactieve mogelijkheden en je kunt vanuit Zoom ook een Facebook of YouTube livevideo starten (interessant als je op die kanalen veel volgers hebt). 

Privacy-issues bij Zoom

Ondanks alle mooie mogelijkheden van het Amerikaanse Zoom, zijn er ook zorgen over de veiligheid van de tool. Deelde Boris Johnson afgelopen week nog een screenshot van zijn online Zoom meeting met zijn kabinet (inclusief zichtbare meeting-ID..), noemde Mark Rutte in zijn persconferentie dat ‘heel Nederland aan het Zoomen is’, de zorgen over veiligheid en privacy zijn groot. De eerste verhalen over ongewenste bezoekers die inbreken in Zoom-calls, die ongewenste content delen in chats doen de ronde. En er zijn zorgen over de ontbrekende end-to-end encryption, die ervoor moeten zorgen, dat je berichten, foto’s, video’s, gesproken berichten, documenten, statusupdates en oproepen veilig zijn en niet in verkeerde handen terechtkomen.

Hoe bepaal je of Zoom veilig genoeg is?

Technologie journalist Daniël Verlaan van RTL nieuws deelt deze handleiding om te bepalen of je Zoom kunt gebruiken. Lees eventueel hier nog meer over dit onderwerp. 

Juriste Charlotte Meindersma deelde dit nuttige blog over het veilig en AVG-proof gebruiken van online tools. Let op deze zin: ‘Amerikaanse justitie is een onderzoek gestart. Als zelfs in Amerika het idee leeft dat de privacy niet goed geregeld is, dan weet je zeker dat het foute boel is.’ 

1. WhereBy

Bij het testen van WhereBy viel meteen op dat het erg simpel werkt en snel up and running is. En het beeld is super scherp! De gratis versie is te gebruiken met maximaal 4 deelnemers. Dit is voor een gemiddelde training misschien te weinig, maar sowieso is het geven van trainingen aan grotere groepen minder interactief en kun je niet alle deelnemers individuele aandacht geven. 

Whereby meeting layout

Betaalde opties

De goedkoopste betaalde optie is $9,99 per maand en biedt o.a. mogelijkheid tot eigen branding, tot 12 deelnemers en 3 meeting rooms. Je kunt met de Pro versie dus mensen aan het werk zetten in break-out rooms.

• Maximum aantal kijkers: 25
• Tijdslimiet: geen (50GB bandbreedte per maand)
• Kosten: gratis. 
• Kwaliteit (stabiliteit): goed
• Chatvenster: Ja 
• Scherm te delen? Ja
• Digibeet-friendly? Ja 
• Geschikt voor videoconferencing / webinars? Ja

Google Hangouts (Meet)

Google Hangouts is allesbehalve nieuw. Als je een Google-account hebt, ken je het vast. Let wel op de ontwikkelingen. Deze optie sluit waarschijnlijk ergens in 2020. Dan blijft er een zakelijke versie van Hangouts bestaan, die inmiddels in G Suite is geïntegreerd. Het gaat daarbij om Hangouts Chat. Ook is er Hangouts Meet, waarbij videobellen de belangrijkste feature is. (Bron= Tweakers)

In maart 2017 heeft Google plannen aangekondigd om de klassieke versie van Hangouts verder te ontwikkelen omdat zij zich wilden richten op twee functies waarmee teams kunnen samenwerken: Hangouts Chat en Hangouts Meet. Chat en Meet zijn momenteel beschikbaar voor G Suite-klanten en worden ook beschikbaar voor privégebruikers. Google is van plan gebruikers na juni 2020 over te zetten van de klassieke versie van Hangouts naar Chat en Meet. Google blijft gebruikers van de klassieke versie van Hangouts ondersteunen totdat iedereen is gemigreerd naar Chat en Meet. (Bron= Google) 

Een update over Hangouts volgt na juni. Het is nu nog in beweging. 

Wat waren onze bevindingen?

• Aantal kijkers: maximaal 150 bellers / 10 videogesprekken 
• Tijdslimiet: geen  
• Kosten: gratis, tenzij je naar een vaste lijn wil bellen

Kwaliteit (stabiliteit) : ok, hier moest ik even op wat knopjes in beeld klikken om de beeldkwaliteit te verbeteren. In eerste instantie was deze wat korrelig, maar het werd na wat handmatig aanpassen beter.

• Chatvenster Ja. 
• Scherm te delen? Ja, werkt heel simpel. 
• Digibeet-friendly? Heel simpel. Zeker als je al een Google-account hebt. 
• Geschikt voor videoconferencing / webinars?  Beiden 

Microsoft teams

Sinds de uitbraak van het coronavirus hoor je vooral veel over Zoom en Teams. Zoom hebben we hierboven besproken. Wat vonden wij van ‘Teams’?

Wat opvalt, bij de meeste systemen, is dat deze met name voor de passieve gebruiker – de ander is host en jij hoeft alleen op een link te klikken en deel te nemen aan een sessie-   heel simpel zijn. Ben je de host en moet je een account aanmaken en uitzoeken hoe je mensen uitnodigt, dan kost het vaak iets meer tijd. Maar alle zes systemen, die wij hier behandelen hadden wij ook als host binnen een goed kwartier aan de praat. 

1. Aantal kijkers: Onlinevideo vergadering tot 250 mensen 
2. Tijdslimiet: deze lijkt onbeperkt. Anders dan Zoom, die in de gratis versie een maximum van 40 minuten hanteert. 
3. Kosten: gratis, mits je Microsoft hebt. De gratis versie biedt helaas niet de mogelijkheid vergaderingen op te nemen. Voor € 19,70 per maand heb je al een halfjaarabonnement. 
4. Kwaliteit: goed zowel beeld als geluid
5. Chatvenster: Ja
6. Scherm te delen: Ja, werkt goed en je kunt ook online notulen maken en delen.
7. Digibeet-friendly? Ik had een kwartier nodig om het met een aantal mensen up and running te krijgen. Met team dat deels vanuit Citrix werkt en iemand daarbuiten die met Apple werkt. 
8. Geschikt voor videoconferencing / webinars. Ja, beiden. 

Nice to know

• Werkt ook prima op Mac, mits je een zakelijk abonnement hebt op Office 365. 
• Teams biedt ook een samenwerkruimte waarin je documenten kunt delen, notulen kunt maken van de meeting en via allerhande plugins documenten kunt bewerken en delen. 
• Je kunt achtergrond ‘blurren’. (Handig als je thuiswerkt) 
• Teams biedt de mogelijkheid samen een whiteboard te gebruiken. 
• Teams is vanuit applicatie en vanuit browser te installeren. Helaas kun je maar 1 persoon zien als je vanuit browser gebruikt. Gebruik je de applicatie, dan kun je vier schermen naast elkaar zien. Dit is een verschil met Zoom, dat meer schermen tegelijk zien.  
• Heb je een Microsoft-account (of Live / Hotmail); dan heb je wel een zakelijk account nodig om Teams te kunnen gebruiken. 

Go to meeting 

1. Aantal kijkers: 26. Bij Gotowebinar is dit 1000  
2. Tijdslimiet: onbeperkt 
3. Kosten: gratis (of betaald voor uitgebreidere opties. Vanaf € 14,33 kun je scherm delen, notities maken en delen, tekenen op je scherm en delen. Voor € 10,75 heb je overigens ook een prima abonnement met mogelijk scherm te delen etc.) 
4. Kwaliteit: goed 
5. Chatvenster: ja 
6. Scherm te delen: ja 
7. Digibeet-friendly: ja mits je een kwartier / half uur de tijd neemt voor de echte digibeten 
8. Geschikt voor videoconferencing / webinars : ja, beiden

Nice to know

• Go to meeting heeft ook een mobiele app
• Let op bij keuze tussen het hele populaire Zoom en Go to Meeting. Zoom heeft privacy issues, zoals hierboven beschreven.

Nog een laatste opmerking: Zoom is niet goed beveiligd, zo hoorde je de laatste tijd veel. Daarom probeerden we als uitsmijter het open source systeem Jitsi. Waar we met Zoom geen rare dingen meemaakten, zagen we bij een eerste proefcall via Jitsi binnen een kwartier 2x vreemde mannen op een zolderkamer in beeld verschijnen! Ook bij Jitsi hoef je geen applicatie te installeren en kun je deelnemen vanuit de webbrowser. Toegegeven: Wij hadden in deze test de ongetwijfeld vaker gebruikte naam ‘Testcall’ gegeven. Zonder er verder een beveiliging/pincode op te zetten is het dan vragen om dit soort situaties:

Conclusie:

De 3 opties die er voor ons uitspringen zijn Microsoft Teams, Whereby en Zoom. Ze bieden veel gebruiksgemak, goede (video)verbindingen en zijn gratis of goedkoop te gebruiken. Voor organisaties die Microsoft Teams / Microsoft gebruiken is dit een aanrader. Heb je geen Microsoft, dan zijn Whereby en Zoom goede alternatieven. Let bij Zoom uiteraard op alle privacyzorgen. Een laatste tip: Vraag bij je eigen ICT-afdeling (of die van klanten) welke oplossingen zij aanraden en/of al voorhanden hebben.